COVID vs IT

Мир после пандемии уже не будет прежним. Маленький коронавирус заставил бизнес раскручивать колесо цифровизации на полную мощность. Представители нескольких больших компаний, включая ОМК, рассказали, как им удалось перевести на «удаленку» свои коллективы.

Ситуация не стала стрессом. ОМК еще до начала эпидемии в порядке эксперимента стала отпускать на «удаленку» часть сотрудников московского офиса. Пилотный проект, участниками которого стали специалисты и руководители нескольких подразделений, стартовал успешно. Экономя время на поездках (с учетом московских расстояний), люди стали работать без потери продуктивности в комфортных домашних условиях. Так что алгоритм мы уже знали.

Игорь Савцов директор по информационным технологиям ОМК

– Когда стало очевидно, что COVID-19 начал распространяться по всей России и переезжать в «домашние офисы» придется не только москвичам, но и сотрудникам компании в Выксе, Челябинске, Чусовом, Альметьевске, Благовещенске, Белгороде и других городах, что вы стали делать?

– Шагов было несколько. Но сперва одна цифра. До начала массового перехода на «удаленку» около 100 человек в компании, находясь в командировках или дома, использовали удаленное подключение к нашей корпоративной сети. Именно под это количество удаленных сотрудников были настроены пропускные способности элементов нашей корпоративной сети и VPN (от английского Virtual Private Network – «частная виртуальная сеть»), специального защищенного канала, через который мы попадаем в корпоративную сеть.

Шаг первый. Мы спрогнозировали, какой примерно объем удаленных подключений и в какой отрезок времени предстоит получить в сравнении с теми 100 подключениями, что имели раньше, и поняли, что имеющегося объема трафика, который был закуплен у компаний-провайдеров, нам не хватит. И мы смогли очень оперативно увеличить пропускную способность нашего VPN-канала. Первоначальная пропускная способность составляла 300 мегабит в секунду. Первый раз мы ее расширили до 600 мегабит, второй – до 1 гигабита в секунду. Это получилось сделать еще и благодаря тому, что наше телекоммуникационное оборудование имело достаточный запас мощности, и нам не пришлось его менять. И мы сумели обеспечить количество активных VPN-соединений в любой момент времени со 100 до 4 тысяч. В 400 раз! И это не предел.

– Как вы это делали?

– Представьте, что было бы, если бы мы предоставляли доступ каждому сотруднику к VPN-каналу отдельно. Процесс подключения растянулся бы на несколько недель, если не месяцев. Но у нас есть автоматизированные инструменты, которые позволяли настраивать удаленный доступ не одному человеку, а целому подразделению. Благодаря этому мы оформляли подписку (право организовать VPN-соединение) для тысячи человек всего за несколько часов. Также мы разработали достаточное количество инструкций для удаленной работы, провели несколько вебинаров, во время которых обучили сотрудников, какими программами и сервисами необходимо пользоваться, чтобы повысить эффективность работы.

– Какие риски были на этом этапе?

– Мы не знали точно, как поведет себя коммуникационное оборудование при таком большом количестве VPN-соединений. У нас просто не было такого опыта. И у других больших компаний такого опыта тоже не было. Нам в связи с этим пришлось закупить дополнительную техническую поддержку у производителей коммутационного оборудования, в частности у Cisco. Кроме того, если взять объем трафика, который прокачивает 100 пользователей, то прямой корреляции с выходом на 4 тысячи соединений мы не увидим. Удельный объем трафика будет разным. Это зависит и от того, какая категория сотрудников выводится на «удаленку». Были часы, когда мы переходили 80-процентную загрузку максимальной пропускной способности канала, то есть приближались к рубежу 1 гигабит в секунду.

– О чем это свидетельствует? Люди из дома стали больше работать?

– Нет, просто появились дополнительные онлайн-активности. Большое количество сотрудников участвовали в вебинарах, которые проводил наш корпоративный университет, а это большой расход трафика. Многие стали подключаться к вебинарам, организованным другими компаниями. И вот в этот момент мы фиксировали очень серьезную нагрузку на корпоративную сеть и VPN-канал. Но за всем этим круглосуточно следит наша служба мониторинга. Каких-то серьезных длительных сбоев в работе оборудования за все это время не было.

– А с чем люди ушли на «удаленку»? Вы каждому выдали ноутбук?

– Такой возможности у нас не было. И с этим был связан второй важный шаг. Те мобильные компьютерные устройства, которые имелись у нас на складах, мы, конечно, сразу выдали людям. Но их было совсем немного. Надо учесть, что на «удаленку» в конце марта уходили многие крупные компании – сразу же возник дефицит ноутбуков. Раскупалось с колес все, что было на складах Москвы, Московской области и близлежащих регионов. Но благодаря совместной работе и опыту дирекции по материально-техническому обеспечению ВМЗ и дирекции по закупкам ОМК мы, применив упрощенную, но одновременно проверенную процедуру закупки, оперативно и заблаговременно обеспечили себя необходимым количеством ноутбуков. Трудности, конечно, при этом тоже возникали. Была, например, попытка мошенничества со стороны одной компании, которая пыталась продать нам воздух вместо компьютеров, но с помощью службы безопасности недобросовестного продавца быстро вычислили. Мы приобрели ноутбуки не только для московского офиса, но и для самой многочисленной нашей производственной площадки – Выксунского металлургического завода, – создав необходимый резерв. Но одновременно с этим мы понимали, что предстоит организовать дистанционную работу не сотен, а нескольких тысяч сотрудников компании, и обеспечить ноутбуками всех не получится, поэтому разрешили забирать компьютерную технику из офиса домой. Также мы предоставили удаленный доступ и на домашние компьютеры сотрудников.

– Наверняка сразу добавилось обращений в службу техподдержки с просьбой организовать удаленный доступ, установить ту или иную программу. Как вы с этим справились?

– Конечно, обращений стало существенно больше, чем в обычное время. Я бы даже сказал, возник шквал, с которым раньше мы никогда не сталкивались. Несколько интересных моментов. Например, в московском офисе формирование обращений и подготовка компьютеров к удаленной работе проводились нами параллельно, что называется, в режиме живой очереди. А в период удаленной работы часть обращений решалась с помощью удаленного подключения сотрудников дирекции по информационным технологиям к компьютерам, на которых возникали проблемы. Были и ситуации, когда нам приходилось помогать в решении вопросов с домашним Интернетом. Но у нас дружная команда ИТ-специалистов, хоть и разбросанная по разным городам... Мы круглосуточно разбирались с этими обращениями. Кстати, и сейчас еще продолжаем разбираться с небольшим «хвостом» обращений. А справиться с этим в момент пика помогло, например, переобучение некоторых сотрудников внутри дирекции по информационным технологиям. Эти сотрудники после быстрого получения знаний и навыков также подключились к обработке обращений. Хочу отметить, что если проблема возникала, например, в Благовещенске, в Чусовом, то к ее решению подключались люди из Выксы или Альметьевска. И наоборот. То есть у нас такая взаимовыручка была. Не приходилось кого-то уговаривать, люди сами вызывались помочь.

– Как вы считаете, когда эпидемия закончится, многие ли сотрудники захотят вернуться обратно в офис? И будет ли компания приветствовать решение людей остаться на «удаленке»?

– Наша компания уже приняла решение, что после завершения карантина у многих сотрудников режим работы будет изменен. «Удаленка» зарекомендовала себя очень хорошо. И сейчас как раз обсуждается, в каких подразделениях и в каком объеме можно перейти на удаленную работу. Захотят ли сотрудники вернуться в офис? Мне кажется, что у части сотрудников желание вернуться на привычные рабочие места есть. Все-таки мы люди и нуждаемся в непосредственном общении друг с другом. Да и не все задачи можно решить удаленно. Так что нас ожидает новый формат работы, такой своего рода микс – офис плюс «удаленка». Подразделения ИТ к этому готовы.

– Стала ли пандемия коронавируса катализатором, ускорившим процесс цифровизации ОМК?

– Безусловно, причем не только цифровизации, но и автоматизации. И, что немаловажно, увеличила скорость принятия решений. Мы более четко увидели фокусные задачи, которые в таких жестких условиях помогают компании устойчиво и эффективно работать. Например, использование платформ для коммуникаций и обучения (Cisco Jabber, Skype, Teams, внутренняя и внешняя платформы для проведения вебинаров), «Офис 365», цифровизация документооборота как внутри компании, так и с нашими контрагентами.

Важно, что ОМК и до ситуации с коронавирусом уверенно зашла в тему цифровизации. И мы только укрепились в понимании необходимости реализации таких инициатив. Это относится и к программе «ТОП-2», и к программе «Рост ЦЕС», и к теме трансформации продаж, развития в области производства, планирования, логистики, дистрибуции, ремонтов, капитального строительства, ДЭФ, HR и других направлений. Также крайне важно корректировать подходы к реализации цифровых инициатив. Это должно ускорить срок и качество их реализации. Над этим наша компания сейчас также работает.

Все перешли, вообще все

Перевести сотни и тысячи людей на «удаленку» пришлось не только ОМК, но и многим другим компаниям России. «ОМК Команда» спросил о тонкостях перевода представителей металлургической, химической и нефтегазовой отраслей.

Почти 4 тысячи работников НЛМК подключаются к системам компании удаленно, и это позволяет работать без потери производительности. Кратно возросло число адептов Trello, Confluence, Jira и других инструментов совместной работы. Значительно увеличилась пропускная способность каналов связи, что дает новые возможности масштабирования и виртуализации решений.

Сергей Казанцев директор по цифровой трансформации НЛМК

Что касается развития цифровых сервисов на производстве, здесь условия пандемии подтолкнули нас к поиску альтернативных форматов работы. По объективным причинам стало меньше возможности наблюдать за тем, как решения работают в реальных условиях, и получать обратную связь, это пришлось компенсировать другими инструментами и методами. Но работа продолжается в том же темпе, в марте – апреле мы запустили три новых цифровых решения на производстве, генерируются и тестируются свежие гипотезы.

Компании потребовалось меньше месяца, чтобы обеспечить всех сотрудников офисной группы возможностью работать на «удаленке». Нам за три недели удалось для всех, работающих дистанционно, организовать полноценный удаленный доступ к рабочему месту.

Антон Думин начальник департамента информационных технологий, автоматизации и телекоммуникаций компании «Газпром нефть»

Сейчас число подключенных к системе пользователей составляет более 30,5 тысячи, что составляет 95 процентов от общего числа заявивших потребность в удаленном доступе. Мощность системы удаленного доступа допускает одновременную работу до 40 тысяч пользователей. Значительно увеличилась производительность базовых инструментов дистанционной работы, средств корпоративной коммуникации и телефонии. Мы решили многие задачи, на которые при обычном темпе работы требуется несколько месяцев, за несколько недель, а порой и дней.

Стабилизировав ситуацию с организацией удаленной работы, IT-подразделения «Газпром нефти» занялись поиском IT-решения, которое позволит выстроить «умные» барьеры на пути распространения инфекции в офисах и на производственных площадках компании. Электронная система мониторинга здоровья будет консолидировать данные о состоянии сотрудников, соблюдении карантина теми, кто оказался в группах риска.

Нынешний кризис стимулирует многие позитивные процессы, в частности командную работу территориально распределенных команд. В целом для IT-функции «Газпром нефти» сейчас создались благоприятные условия для перехода к новым форматам работы с нашими многочисленными партнерами, к новым технологиям, новым требованиям к результатам работы. Это все создает для нас интересные перспективы в горизонте трех-пяти лет. (Источник цитаты: РБК.)

Ускорение цифровизации в период пандемии произошло, но не столько за счет расширения набора применяемых цифровых инструментов, сколько за счет ускоренного проникновения в жизнь людей всех тех инструментов, которые были созданы до этого.

Алиса Мельникова директор по цифровым и информационным технологиям компании «Сибур»

Это касается и применяемых на производстве технологий, и коммуникационных технологий, используемых всеми сотрудниками. Местами цифровые инструменты превратились в единственно возможные средства выполнения работы. Например, AR-очки (от английского augmented reality – «дополненная реальность), которые мы начали применять для привлечения удаленных экспертов к выполнению работ на производстве с целью снижения затрат на командировки, теперь стали основным инструментом взаимодействия распределенной команды при выполнении таких работ. Другой пример: сотрудники всех специальностей теперь легко подключаются к видеоконференциям со своих ноутбуков, хотя раньше многие предпочитали очную встречу в переговорной, чтобы только не искать кнопки на пультах и компьютерах и не вызывать ИТ-службы для помощи в подключении. Освоение технологий пошло быстрыми темпами, и это разом решило все проблемы с приживаемостью новых инструментов в широких массах.