Прыжок через четыре барьера

Объединенная металлургическая компания внедряет универсальное программное решение для работы с идеями, разработку компании «Текора».

Если вы следили за новостями по ТВ и в Интернете в «нулевые» годы, то наверняка слышали про «Четыре И». Институты, инфраструктура, инновации, инвестиции – это составные экономического плана Дмитрия Медведева. Программное решение от компании «Текора», созданное примерно в те же годы, именуется так же – «4И». Разработчик расшифровывает название как «Информационный инкубатор инновационных идей». В ОМК системе дали свое оригинальное название – «И.Д.Е.Я.». Его расшифровывают как «Инновации, действия, единство, ясность».

Популярная механика

Платформа представляет собой «коробочное» решение: каждая компания-эксплуатант настраивает функционал под свои задачи и, как ОМК, дает программе свое название.

– Примерно в 2005 году генеральный директор «Текоры» Евгений Каряев стал прорабатывать вопрос о создании программного обеспечения, «софта», для управления идеями в организациях или на проектах. Тогда на Западе уже были рабочие вариации таких систем, со стороны российского бизнеса тоже формировался определенный запрос. В ту пору на многих предприятиях еще использовали осколки советского рационализаторства: понимали, что этот подход устарел, но чем его заменить, никто точно не знал, – вспоминает Дмитрий Огнев, директор по развитию бизнеса компании-разработчика. – Когда углубились в предмет, оказалось, что работа с идеями – это и психология, и математический аппарат, и управление персоналом, и еще много-много всего. Решили, что главной «фишкой» нашего продукта станет активация интеллектуального потенциала отдельных сотрудников и целых команд. Создавать ИТ-архитектуру системы начали после серьезной, занявшей более года, проработки методологических вопросов и анализа существующих в мире систем.

В 2008 году вышла первая версия. В «Текоре» отмечают, что в отличие от других программных решений этот софт создавали не под заказ. Клиентов искали с уже готовым продуктом. Первым пользователем стали «Российские железные дороги»: в «4И» железнодорожники провели дистанционный этап молодежного конкурса инновационных проектов «Новое звено». Заказчики оценили настройки системы, возможность привлекать экспертов к оценке проектов и получать отчеты: платформу с учетом всех обновлений используют там до сих пор.

Настоящим триумфом стало внедрение в Сбербанке. «Биржа идей» – так там назвали авторизованную версию – многократно окупилась уже в первый год: 17 миллионов рублей на покупку и миллиард рублей эффектов от реализации предложений сотрудников. В конце 2011 года топ-менеджеры банка отчитались о 7 миллиардах рублей, которые принесли 80 тысяч идей персонала. О «Бирже идей» неоднократно в публичных выступлениях упоминал председатель правления Сбербанка Герман Греф: для крупнейшего российского банка запуск системы стал важным элементом масштабной трансформации.

Сейчас в портфеле «Текоры» почти 50 проектов внедрения «4И». О том, как современный инструмент управления жизненным циклом идей принес пользу самым разным бизнесам, узнаете из нашей инфографики.

Кликните на картинке, чтобы рассмотреть инфографику в деталях

Мы попросили Дмитрия Огнева в формате «для чайников» объяснить, как работает система.

– Фундаментальная роль для пользователей площадки – авторы, они же генераторы идей, придумыватели, решатели. Это – соль земли, глаза, руки, уши предприятия: сотрудники из цехов, со складов, с ремонтных площадок – люди, которые работают «в полях». Они наиболее тонко чувствуют рабочие процессы и видят, что нужно поменять или улучшить здесь и сейчас, – рассказывает эксперт. – Принципиально важно совместить момент рождения идеи с возможностью быстро ее зафиксировать, разместить, запостить. Опытные люди говорят, что у нашего человека есть четыре барьера, четыре страха, которые препятствуют подаче новых идей: украдут, засмеют, накажут, заставят делать. «4И» меняет ситуацию. Не украдут, потому что при подаче идеи в системе время отражается с точностью до секунды. Не накажут и не засмеют: автор может публиковать идеи анонимно, скрывая свое имя и должность. Но если идея «выстрелит», то за премией можно и выйти из тени. Но последняя ролевая модель не лучшая, конечно.

Даже инновационная система бессильна перед страхом «Заставят делать». Однако тем, кто любит разложить все по полочкам и подойти к делу основательно, «4И» понравится: можно заполнять все поля карточки проекта по максимуму. Нет времени или действительно сказать по существу больше нечего – можно ограничиться четырьмя полями. Одинаковые правила будут действовать и для рабочего, и для управляющего директора.

Обрабатывать идеи без участия экспертов нереально, особенно когда предложения касаются технологии. Эксперты – классные востребованные специалисты, им тоже нужна зона комфорта. Система и здесь позволяет не усложнять: для продвижения простых предложений достаточно быстрой оценки. Оценил возможность реализации, проставил галочки по определенным параметрам – предложение ушло дальше. Если идея сотрудника более сложная, например рацпредложение, тогда включаются группы или сообщества экспертов. В зависимости от области применения идеи задействуют экспертов из разных сфер: инженеров, специалистов по промбезопасности, экономистов, менеджеров по качеству и так далее. На этом этапе идею не просто проверяют на полезность и реализуемость. Усилиями экспертов предложение также может видоизмениться и обогатиться – как вариант, получить больший эффект в денежном выражении.

Другая важная группа работающих в системе «4И» – люди, принимающие решения: руководители подразделений, топ-менеджеры. Набор решений может быть разным: принять и внедрить, отправить на доработку, отклонить, а также вариации этих резолюций. Если последнее слово за коллективным органом, например техническим советом, то решение в систему вводит уполномоченный сотрудник.

На производстве и во вспомогательных службах физически невозможно обеспечить доступ к компьютерам для всех. Для таких случаев нужен публикатор – еще одна роль в системе.

Игры генераторов

В ОМК публикаторами идей технически могут быть и организаторы рационализаторской деятельности – рацорги.

– Они есть в каждом подразделении. Автор инициативы может проконсультироваться со своим рацоргом и передать предложение для публикации, заполнив бланк или по-другому объяснив суть, – объясняет Роман Партин. – Задача рацорга – поддерживать, двигать идеи вперед, отслеживать статусы, а если нужно – помогать авторам с публикацией инициатив в системе. И если по каким-то проектам возникает торможение, он должен в идеале принимать меры не только онлайн, в системе, но и офлайн.

А еще проблема задержки в подачах идей из-за нехватки компьютеров на работе полностью закрывается за счет повсеместного распространения личных смартфонов, ноутбуков, компьютеров, планшетов: у системы есть мобильная версия.

– Сейчас думаем, как все это будет выглядеть с точки зрения информационной безопасности. Есть несколько вариантов, которые прорабатываем, но технически вопрос, безусловно, решаемый. Крутые идеи часто возникают спонтанно и вне работы. Как минимум смартфоны есть у всех; теоретически завести идею в систему можно и из дома, и из любой точки планеты. Главное, чтобы был Интернет, – говорит Роман Партин.

В системе, которой будет пользоваться ОМК, есть опция, предназначенная помочь авторам идей сосредоточиться. На самом важном – на том, о чем просит подумать руководство. Люди, принимающие решения, формулируют запрос: нужно решить конкретную проблему, до такого-то срока предлагайте в системе свои идеи. И это похоже на мозговой штурм, растянутый во времени. Специалисты называют такой подход краудсорсингом.

На заводах всегда есть вопросы, к решению которых топ-менеджмент готов подключать неограниченное число сотрудников. Если бы наша «И.Д.Е.Я.» работала уже сейчас, то директор инженерно-технологического центра ВМЗ Павел Степанов предложил бы металлургам подумать вот о чем.

– За счет чего можно снизить стоимость термообработки труб в ТЭСЦ-1 и ТЭСЦ-3? Как выполнить локальную обработку термического сварного шва труб большого диаметра, чтобы участвовать в новых проектах иностранных компаний, где от изготовителя труб требуется проведение такой термообработки? – задает вопросы Павел Степанов. – Все это касается технологий производства, но есть и одна большая задача для всех. Сейчас из-за пандемии работаем удаленно. Я вижу, что эффективность отдельных бизнес-процессов даже выросла. Необходимо думать над тем, как эти лучшие практики использовать в посткоронавирусную эпоху.

Руководитель ИТЦ ВМЗ также отмечает, что в апреле, который стал первым полностью «карантинным» месяцем, все подразделения завода выполнили планы по количеству поданных улучшений.

С «4И» возможно генерировать идеи играючи: в системе есть особый игровой блок. Компания-пользователь может активировать его, если сочтет нужным. За полезные действия – поданные идеи или выполненную экспертизу – человеку начисляют баллы и внутреннюю валюту (фишки). Последние можно тратить в виртуальном магазине. На основе баллов строятся рейтинги лучших авторов, экспертов, подразделений. А за виртуальные деньги в виртуальном же магазине покупать вполне реальные блага – зарезервированное место на парковке или день к отпуску. Доступные «товары» для вовлеченных сотрудников руководство выбирает самостоятельно, система тут не предлагает каких-то вариантов. О том, как это работает на практике, в статье «Деньги, нефть и золото идей» рассказывают коллеги из банка «Уралсиб», где с 2017 года используют авторизованный вариант «4И» – систему «Лаборатория идей».

– Идеи – та сфера, где нужно пламя поддерживать постоянно. Геймификация позволяет включить дополнительные резервы мотивации сотрудников. Многие компании включают игровые опции в качестве хорошего дополнения к основному функционалу, – утверждает Дмитрий Огнев.

Правда, иногда люди находят «скрытые возможности». Говорят, что в одной компании, активировавшей игровые настройки «4И», автор идеи однажды пытался передать виртуальную валюту эксперту, чтобы тот быстрее согласовал и продвинул его проект. Чем закончилась история, «ОМК Команде», к сожалению, выяснить не удалось.

У нас сразу же разворачивать полностью все игровые возможности платформы не планируют. Авторы идей в ОМК смогут получать от руководства наш аналог виртуальной валюты – стикеры корпоративного проекта «PRO-Карьера»: их тоже можно копить и обменивать на знания и признание.

В компьютерных играх у игроков есть рейтинги, они могут общаться в онлайн-чатах. В продукте «4И» разработчики также объединили принципы геймификации, рейтингования пользователей и прямых коммуникаций. Еще можно ставить лайки и даже дизлайки, как в соцсетях. Роман Партин рассказал, как это будет выглядеть в ОМК.

– Система прозрачная: у пользователя есть доступ к карточкам других предложений. Существует функция комментирования. Естественно, есть риск скатиться в то, что называют флудом. Поэтому на первом этапе форума откроем комментарии только к отдельным важным проектам, например краудсорсинговым запросам от руководства. Посмотрим, что получится: если поймем, что полезно, – конечно, будем расширять практику, – говорит эксперт. – В системе есть и настройка рейтинга «народной любви», который определяется по соотношению лайков и дизлайков. При этом анонимные оценки – очень низкого «номинала», а если оценщик не скрывает себя, его мнение ценится дороже. Больше всего повлияют на рейтинг оценки с развернутыми аргументированными комментариями. На каком-то этапе рассмотрим необходимость подключения и этой опции.

Роман Партин отмечает, что рейтинг «народной любви» – важная метрика, по которой руководители могут оценивать «идейную» работу сотрудников, принимать управленческие решения, поощрять.

Объединяющая «И.Д.Е.Я.»

Результатом внедрения системы станет доступная всем предприятиям ОМК общая база идей.

– Это и есть реальный обмен знаниями, тиражирование позитивного опыта. Например, у нас есть цеха-побратимы в Выксе и в Альметьевске, которые выпускают одинаковую продукцию, трубы одного сортамента. Логично, что идеи улучшений, касающиеся производства, применимы и там и там. Теперь коллеги смогут посмотреть улучшения друг друга без выезда, внедрить эти инициативы у себя и получить такой же эффект, – приводит пример Роман Партин.

Платформа подключит к общей работе и те подразделения, что раньше совсем выпадали из процесса улучшений. Например, московский офис ОМК, где трудятся более 700 человек.

– Действительно, у нас не было формализованного порядка подачи, продвижения и реализации инициатив. «И.Д.Е.Я.» поможет проявить свои лучшие качества сотрудникам подразделений центрального офиса. У нас работают люди творческие, опытные, которые много ездят, много знают, видят: их предложения принесут существенную пользу в масштабах всей компании, – считает руководитель направления по работе с трудовыми коллективами и корпоративной социальной ответственности ОМК Петр Грейдинг.

Система соберет большой массив информации и для администраторов, и для пользователей. Но данные будут структурированы в максимально удобном формате. Уже на главной странице специальные виджеты покажут общее количество идей, поданных за определенный период, конверсию – соотношение поданных инициатив к реализованным, экономический эффект, разнообразные рейтинги, доску почета и другую актуальную и полезную информацию. Рацорги и администраторы системы смогут в несколько кликов получать нужные статистические данные для анализа.

Принцип прозрачности, реализованный в «И.Д.Е.Я.», призван «взбодрить» и руководителей: информация о зависании предложений сверх нормативного срока у конкретного лица, принимающего решение, также будет выводиться на виджеты. После внедрения и обкатки системы в ОМК планируют обобщить опыт и по-новому регламентировать порядок прохождения инициатив. О том, каким маршрутом пойдет та или иная идея, расскажет наша инфографика.

Кликните на картинке, чтобы рассмотреть инфографику в деталях

Важно, что в новый ресурс заведут и предложения коллективов – малых инициативных групп с ВМЗ, команд полезного действия с ЧМЗ, кружков качества процессов из других бизнес-единиц компании. В системе ««СПРУТ» сделать это невозможно. В статусе автора предложения будет группа, но и один сотрудник сможет опубликовать инициативу в системе, а потом привлечь коллег-соинициаторов. Идеи сотен инициативных групп будут администрировать по единым правилам: скорость прохождения предложений и их полезный эффект должны вырасти.

– «И.Д.Е.Я.» будет открыта для «классической» триады улучшений, которая включает экспресс-улучшения, проекты А3 и рацпредложения. На эти виды идей будет приходиться до 90 процентов предложений персонала, – говорит руководитель проекта управления по развитию производственной системы ОМК Роман Партин. – Плюс прибавляются узкоспециальные предложения с особым трекингом маршрутов: проекты ИТЦ, выходящие за рамки привычных рацпредложений, IT-проекты, инвестиционные проекты. Конечно, какие-то действия по проектному управлению будут в офлайне и за контуром системы, но общий статус будет отображаться: мы увидим жизненный цикл, поймем, что проект, к примеру, перешел с одной фазы на другую.

Идеи для проекта «Рост эффективности» (читайте о нем в статье «Клуб миллиардеров»), который призван принести компании дополнительные средства за счет оптимизации процессов в сферах передела, закупок и производства, будут вычленяться из всего массива «зашедших» в систему улучшений по формальным признакам и автоматически попадать к экспертам проекта.

– Новая платформа будет отличным помощником. Это дополнительный инструмент сбора идей, который, вероятно, станет основным. Сейчас, чтобы подать предложения для «Роста эффективности», заводчанам надо идти в проектный офис, звонить или писать на е-мейл. Все станет гораздо удобнее с точки зрения и эргономики подачи идей, и получения обратной связи. Для авторов нужных и полезных идей снимаются все барьеры, – отмечает начальник управления по повышению операционной эффективности и экономического анализа ОМК, руководитель проекта «Рост эффективности» Александр Горбунов.

Администрирование системы «И.Д.Е.Я.», как и в случае с действующей системой «СПРУТ», останется за ИТЦ ВМЗ.

– Рассчитываю, что мы серьезно повысим эффективность процессов подачи и реализации улучшений. Площадка будет более информативной, понятной и прозрачной для авторов, экспертов, руководителей, – прокомментировал директор ИТЦ ВМЗ Павел Степанов. – Упрощение работы с идеями даст большую вовлеченность. Есть цель, чтобы каждый сотрудник завода участвовал в выработке улучшений, предлагал свои идеи. Мы к этому близки уже сейчас, а с «И.Д.Е.Я.», конечно, решим задачу.

О том, что принцип простоты при подаче инициатив работает на рост вовлеченности персонала, сказали еще несколько экспертов «ОМК Команды». Дмитрий Огнев из «Текоры» отмечает, что среди компаний-заказчиков все больше тех, для кого основная цель внедрения лежит в сфере вовлеченности сотрудников, а не экономики или инноваций. Корреляцию вовлеченности с «идейностью» замечают и в ОМК.

– У людей, которые включены в процесс преобразований и улучшений, как правило, высокая мотивация. В подразделениях, где вовлеченность небольшая, – там и предложения персонала очень простые – на уровне экспресс-улучшений. Там же, где подают много идей, работают над ними и добиваются серьезного эффекта, показатели вовлеченности стабильно выше, – подчеркивает начальник управления по развитию производственной системы ОМК Владимир Смирнов.

Петр Грейдинг добавляет, что представление о вовлеченности трансформируется.

– Вовлеченность не имеет большой ценности в чистом виде, например чтобы люди правильно заполнили анкету или чтобы в коллективе был настрой «горящие глаза», – это решающего значения тоже не имеет. Важна связь вовлеченности с эффективностью, – говорит он. – Наше ежегодное анкетирование «ОМК Диалог» будет лишь одной из метрик измерения вовлеченности сотрудников. Система «И.Д.Е.Я.» дает много различных срезов, по которым можно судить о вовлеченности конкретного цеха или дирекции: какой эффект принесли их идеи, как часто там регистрируют инициативы и какой процент охвачен кружками качества. Все это – ценные данные, которые будем замерять, сопоставлять и делать выводы.

Весной «Текора» и ОМК завершили ключевой этап совместной работы над системой «И.Д.Е.А.» и утвердили концепутальный дизайн информационной системы. А в качестве теста облегченная версия системы с 1 июня доступна сотрудникам московского офиса.